L’organisation d’événements peut prendre différentes formes. Qu’ils s’agissent de rassemblements grand public, d’actions promotionnelles pour valoriser des services ou produits, on retrouve comme dénominateur commun la logistique. Par définition, ce secteur d’activité rassemble les ressources humaines et techniques pour la mise en oeuvre opérationnelle d’événements. Selon leur nature, les besoins matériels ne seront bien sûr pas les mêmes. Les spécialistes en logistique événement se doivent donc d’être tout terrain, d’orchestrer et d’anticiper les actions pour que tout se déroule au mieux. Retour sur quelques points essentiels de ce métier.
Des solutions sur-mesure en logistique événement adaptées à chaque projet
En fonction de l’événement à organiser, différents spécialistes de l’événementiel peuvent collaborer pour déployer les actions correspondant à la demande client. Matériel, prestataire… tous les moyens et les outils sont à préparer suffisamment à l’avance pour être parfaitement opérationnels lors du lancement de l’événement. Au coeur de cette stratégie, il faut donc lister les compétences nécessaires pour mener à bien chaque opération événementielle. Lancement de produit, événements d’entreprises, festivals et concerts, animations magasins … chaque projet événementiel à son lot de spécificités. Afin de répondre à ces exigences et cela dans les plus brefs délais, planification et bonne gestion sont donc des impératifs à tenir.
C’est ensuite que rentre en jeu la logistique qui regroupe principalement des compétences techniques. Les logisticiens sont donc responsables des étapes d’acheminement et de traitement du matériel et s’assurent de leur mise en place sur le lieu de l’événement. Cela comprend notamment la réception, le contrôle, le stockage en passant par la livraison de fournitures ou de biens loués.
Cette expertise peut également servir pour le déploiement de campagnes promotionnelles spécifiques sur lieux de vente. Des prestations complètes pour permettre,par exemple, à tout pôle marketing de se décharger de la phase logistique souvent chronophage et contraignante au sein de leur fonction.
Les équipes terrain et le réseau de prestataires
Pour une prise en charge optimale de la logistique événement, tout un écosystème doit prendre forme. Dans le cas de la théâtralisation de point de vente, la durée de l’opération, les équipements à intégrer, la configuration du lieu sont des éléments à bien cerner en amont.
Plusieurs corps de métiers vont donc être sollicités pour procéder à l’aménagement des espaces. A commencer par le responsable projet dont le rôle consiste à piloter la logistique et prioriser les actions afin qu’aucun détail ne soit omis. Selon l’événement, les besoins en audiovisuel, signalétique, sécurité ou encore en mobilier vont ainsi être déterminés. Il va ensuite se charger de trouver les prestataires les plus qualifiés à qui confier ces missions. Avec un retroplanning, le responsable projet a une vision précise de l’avancement des interventions et des moyens utilisés à chaque étape.
Sur le terrain, les équipes installent l’ensemble des éléments pour réaliser l’univers et l’ambiance souhaités. Ils s’assurent du bon état du matériel et des différents tests au cours de la phase de montage. Ils veillent ainsi à ce que tout soit fonctionnel pendant la durée des opérations événementielles. Lors du démontage et la restitution du matériel, une vérification complète sera également de rigueur.
Vous l’aurez compris, des savoir-faire de qualité et une sélection rigoureuse des partenaires sont essentiels pour que votre projet en logistique événement se déroule au mieux. En faisant appel à une société spécialisée, vous pourrez bénéficier d’un accompagnement sur-mesure et d’un réseau de professionnels qualifié. Par ailleurs, un interlocuteur dédié vous fera part d’un suivi quotidien des opérations pour une collaboration toujours plus personnalisée.
